IMPORTÂNCIA
DO ARQUIVO UNIVERSITÁRIO
Augisa
Karla Boso
Caroline Amanda da Rosa de Souza
Caroline dos Santos Cisne
Joana Paula Coradi
Resumo: Os
arquivos universitários no Brasil
possuem funções específicas que muitas vezes
são desconhecidas pela própria instituição.
Este artigo aborda as metas da universidade e as funções
que exercem os
arquivos universitários. Relata um breve histórico destes
no Brasil e a sua
importância para as universidades. Descreve o arquivo central do
Centro de
Ciências da Educação – CCE/FAED/UDESC.
Constata-se a importância de realizar
investimentos nesta área e que muito há para se fazer em
termos de melhoria e
planejamento. O amplo mercado de trabalho descortina-se no
cenário de arquivos
universitários no Brasil.
Palavras-chave: Arquivologia; Universidade; Arquivo
Universitário.
1
INTRODUÇÃO
A Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991, em seu art. 2º,
refere-se aos arquivos como:
Conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
especificas, bem como por pessoa física, qualquer seja o suporte da informação
ou a natureza dos documentos.
Estes conjuntos de documentos, independente da natureza ou
do suporte, são reunidos ou acumulados ao longo das atividades de pessoas
físicas, jurídicas, públicas ou privadas. Dentre os vários tipos de arquivos,
destacam-se os universitários, que vêm ganhando importância no Brasil nas
últimas décadas. Um Arquivo Universitário é formado pela acumulação dos
documentos gerados e/ou reunidos por instituições universitárias, públicas ou
privadas, durante seu ciclo de vida.
A Universidade deve ter por meta o
desenvolvimento do conhecimento por meio da pesquisa, a transmissão do
conhecimento por meio do ensino, a preservação do conhecimento e a difusão do
conhecimento por meio da publicação. Nesse sentido, a função do Arquivo
Universitário é extremamente importante na vida acadêmica dos alunos e da
Universidade, enquanto instituição voltada para o saber científico.
É
essencial que a Universidade tenha
consciência das funções atinentes ao Arquivo dentro
de sua instituição, que
devem se estender ao planejamento, implementação e
avaliação de um sistema de
gestão integral dos documentos ao longo de todo o seu ciclo
vital, desde a sua
criação nas unidades e serviços, até sua
conservação ou eliminação definitiva,
sempre de acordo com os critérios técnicos e legais
estabelecidos pela
Universidade.
O objetivo do artigo consiste em destacar
as funções que exercem os arquivos universitários e a relevância destes para as
instituições universitárias no Brasil.
A metodologia utilizada para elaboração do
estudo foi a revisão de literatura referente à área de arquivologia.
2 ARQUIVOS UNIVERSITÁRIOS NO BRASIL
O ensino da arquivologia no Brasil começou
a ocorrer de maneira regular e permanente, por volta da década de 1950, e seu
desenvolvimento vem acontecendo aos poucos na realidade brasileira. O mesmo
pode se dizer em relação aos arquivos universitários, que também estão em
processo de desenvolvimento, buscando suas bases conceituais e sustentação
teórica.
De acordo com Bottino (1995, p. 61), “a
abordagem do tema arquivo universitário na realidade brasileira deve ser vista
sob o prisma histórico-contextual do binômio Universidade/Arquivologia.” Os
dois estão extremamente ligados, pois é preciso analisar este contexto no qual
está inserido o Arquivo Universitário, para encontrar a sua situação atual.
Nesse sentido, destaca que:
Ainda há uma fraca relação entre os arquivos e a academia; a
percepção de que o arquivo universitário é importante ainda não esta bem
conceituada dentro da rotina acadêmica, por isso a arquivologia deve se mostrar
essencial na vida da universidade, fazendo com que esta entenda a necessidade
de arquivar os documentos de forma correta a fim de se poder recupera-los
posteriormente quando se precisar, armazenando-os em arquivos correntes,
intermediários e permanentes de acordo com as necessidades da Universidade.
(BOTTINO,1995, p.61)
No que diz respeito ao estágio de
desenvolvimento dos arquivos no Brasil, pode-se observar, segundo Bottino
(1995, p. 62), “que a década de 50 apresenta-se como um marco referencial”,
pois foi quando os mesmos começaram a receber um tratamento científico,
proporcionando que a área de arquivologia entrasse em expansão.
Para o mesmo autor, na década de 70
aconteceu “[...] o boom da
Arquivologia científica no Brasil, vicejando no cenário nacional seu
desenvolvimento, liderado pela criação da Associação dos Arquivistas Brasileiros
(AAB), em 1971.” (BOTTINO,1995, p. 62-63). A partir deste período, aconteceram
várias conquistas na área como a organização de eventos, congressos, incremento
de publicações, realização de cursos, valorização do profissional arquivista e,
o melhor de tudo, o incentivo à criação de cursos de graduação de Arquivologia.
Um ano depois, em 1972, o Conselho Federal de Educação autorizou a criação de
cursos de formação de arquivistas em nível superior.
Os arquivos no contexto brasileiro estão
progredindo bastante, ainda que seu desenvolvimento tenha ocorrido de forma
tardia. Apresenta períodos de grandes conquistas. Esse crescimento não está
acontecendo como os arquivistas ou a sociedade em geral interessada gostariam,
mas, analisando seu histórico, vê-se que o desenvolvimento da Arquivologia no
Brasil está evoluindo gradativamente.
Em novembro de 1991 aconteceu na UNICAMP,
em Campinas, São Paulo, o I Seminário Nacional de Arquivos Universitários,
considerado um marco na história dos arquivos universitários no Brasil,
entretanto sem deixar de lembrar das iniciativas que foram pioneiras
anteriormente. Ainda de acordo com BOTTINO, (1995, p. 64):
Outro ponto a ser ressaltado é o que refere
à Lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional
de arquivos públicos e privados. Pela lei, os arquivos das universidades tanto
públicas quanto privadas também estão inseridos neste universo. Por falta de
iniciativas mais agressivas no sentido de regulamentar e colocar em prática os
preceitos legais vigentes, os arquivos universitários não estão sendo
devidamente contemplados.
Os arquivos universitários estão inseridos
em instituições que mantêm seus arquivos isolados, como por exemplo, o arquivo
do setor de pessoal, da reitoria, dos cursos, sendo que todos possuem arquivos
correntes somente para atender as necessidades básicas, esquecendo-se da
memória das instituições universitárias. Os arquivos permanentes encontram-se
muitas vezes em estado precário, porque são mal cuidados e não são preservados seus
documentos valiosos.
Os arquivos universitários devem ter uma
missão pedagógica e cultural, para atender as demandas de pesquisas e da
comunidade em geral. Para que tal aconteça, é necessário que haja organização,
e isso pode ser feito por meio da tabela de temporalidade, que deve ser
prioridade dentre os arquivos, pois a tabela é responsabilidade do próprio
arquivo. Para Bottino ( 1995, p. 66):
Num balanço panorâmico da realidade
brasileira, fica evidente o fato que dentre os muitos aspectos que precisam ser
levantados, quando se pensa em arquivo universitário, alguns estão sendo
abordados, de forma mais adequada e completa por uns, e menos por outros,
levando a acreditar que muito ainda esta por se fazer.
Apesar das dificuldades decorrentes, há
muitos aspectos positivos envolvendo o trabalho e o empenho de profissionais
nesta área. É preciso reconhecer seus esforços mediante os resultados obtidos.
A função arquivística tem como um dos seus
objetivos facilitar o acesso à informação, tendo como papel fundamental
informar e organizar os documentos de forma a garantir que a história e a
memória das organizações sejam destinadas com fins de pesquisa histórica e
também para a disseminação cultural.
A universidade é destinada a cumprir seu
papel de ensino, pesquisa e extensão; por isso há uma grande ligação entre
arquivo e universidade; qualquer instituição tem a necessidade de arquivar
documentos. Segundo Jilek (s/d???) citado por Belloto (1989, p. 23-24), o papel
fundamental dos arquivos universitários é:
1- reunir, processar,
divulgar e conservar todos os documentos relativos à administração, histórica e
ao funcionamento/desenvolvimento da universidade;
2- avaliar e descrever estes
documentos tornando possível seu acesso, segundo as políticas e procedimentos
elaborados especificamente para estes fins;
3- supervisionar eliminação,
ter o controle da aplicação das tabelas de temporalidade, a fim de que nenhum
documento de valor permanente seja destruído.
Disto tudo depreende-se seu
segundo grande papel que é o de:
1- fornecer aos
administradores as informações requeridas ao menor prazo possível;
2- fazer as demandas de
informação e de pesquisa requer-se do serviço de arquivos universitários que
proponha e coordene a uniformização de métodos de classificação de documentos
dentro das unidades universitárias com afinidade de recuperação acelerada dos
documentos necessários aos administradores.
As instituições
e universidades públicas e privadas devem pensar em um sistema de gestão
documental para sistematizar alguns procedimentos administrativos, com o
intuito de controlar os documentos, seu emprego e sua destinação. Os arquivos
universitários objetivam fornecer para os pesquisadores informações sobre os
procedimentos e decisões do passado da universidade.
Segundo Belloto
(1989, p. 25), os arquivos permanentes das universidades:
[...] possibilitam eficiência
administrativa-acadêmica, informam sobre os procedimentos passados de ensino e
de pesquisa; guardam direitos e deveres de professores, alunos e funcionários
durante seu tempo de permanência na universidade e mesmo depois dele;
finalmente, fornecem dados de toda ordem como “grande capital de
experiência”para continuidade institucional da universidade.
Ao analisar os
pontos de igualdade entre arquivos e universidades percebe-se a importância dos
arquivos para o ensino superior, no qual se identificam cinco vertentes que
apresentam estas igualdades. Para Belloto (1989, p. 25) essas vertentes são:
1 Arquivo na universidade enquanto sistema
documental oficial da informação administrativa e da científica dentro das
próprias unidades e órgãos de direção.
2 Arquivos culturais com fundos e coleções
de origem privada e de interesse da comunidade e de história da região. 3
Arquivos da universidade como integrante de um sistema maior dentro da esfera
jurídico-administrativa a qual a entidade está ligada.
4 Assistência técnica das universidades aos
arquivos públicos especialmente os municipais, tão carentes de recursos e de
metodologias atualizadas.
5
Ensino arquivístico em níveis de
graduação, pós-graduação,
especialização e extensão com que a universidade
pode
enriquecer a própria área e os próprios
profissionais.
O arquivo
universitário deve ser preservado, por ocupar um papel de grande relevância nas
instituições, uma vez que possibilitará a guarda do conhecimento desenvolvido
do trabalho intelectual, bem como a preservação histórica do ensino superior.
3
DIAGNÓSTICO E ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO CENTRAL DA FAED – FACULDADE DE EDUCAÇÃO –
UDESC
O Plano de Metas do Governo de Celso Ramos
visava à expansão econômica e social do Estado. Neste contexto foi criada, em
1963, a Faculdade de Educação, a partir da implantação do curso de Pedagogia.
Em 1973, foram inseridos mais três cursos de graduação: Biblioteconomia, que em
2001 passou a oferecer a habilitação em Gestão da Informação; Estudos Sociais,
que em 1989 deu origem ao curso de História e ao curso de Geografia; e Educação
Artística, que em 1986 desmembrou-se e ganhou autonomia como Centro de Artes.
Apesar
da trajetória de Faculdade
implantada na década de 60 e do conseqüente volume de
documentos gerados a
partir de sua criação, pouco se fez em
relação à organização e
preservação de
massa documental, de valor tanto histórico quanto institucional,
sendo
instituída em 2002 uma comissão que contou com a
participação de docentes,
bolsistas e estagiários, com a atribuição de
organizar e informatizar os
documentos relativos à Secretaria Acadêmica dos cursos de
Biblioteconomia,
História, Pedagogia e Geografia.
A Faculdade de Educação (FAED) localiza-se
na rua Saldanha Marinho, 196, Centro, Florianópolis, Santa Catarina, e seu
arquivo central situa-se no subsolo do prédio sede. Neste espaço estão
armazenados os documentos relativos à Secretaria Acadêmica dos cursos de
Biblioteconomia, História, Pedagogia e Geografia. De acordo com Sefrim (2004)
essa massa documental está definida como em cerca de 16,2 m.
O primeiro passo do trabalho foi
substituir o local onde os documentos estavam armazenados, pois o mesmo era
totalmente inadequado. Um novo espaço foi adotado, contando com um aparelho
desumidificador.
O segundo passo foi o levantamento da
massa documental, constatando-se que esta era demasiada numerosa, uma vez que
havia muitas duplicatas de documentos que podiam e deviam ser eliminados.
O próximo passo foi a avaliação dos
documentos. A identificação e conhecimento do fluxo e dos tipos de documentos
foram fundamentais para a redução do volume documental, já que muitos
documentos, como duplicatas e atestados de matrículas, tornam-se
desnecessários, uma vez que essas informações já constam no histórico escolar
do acadêmico.
A etapa da higienização dos documentos foi
de fundamental importância, devido às péssimas condições de conservação do
acervo, expondo a massa documental a agentes corrosivos e a pragas.
Guiando-se por uma tabela de
temporalidade, iniciou-se o processo de seleção e avaliação dos documentos a
serem preservados ou eliminados conforme seu grau de importância para a
instituição.
A organização dos documentos constituiu-se
basicamente na troca das caixas de papelão por caixas poliondas, mais adequadas
para armazenar o volume documental dos egressos (concluíram o curso) e dos
desistentes (evasão dos cursos).
A etapa do arquivamento constituiu-se em
um método simples e eficaz: cada curso recebeu uma pasta com cor específica,
facilitando mais tarde a busca e a recuperação dos documentos, além de melhorar
o aspecto visual do arquivo.
3.2 Etapas do processo de organização
Apesar
de ter sido um trabalho muito bem
feito, devido à precariedade e às condições
escassas em que foi realizado, no
processo de organização procurou-se observar
métodos e técnicas para
arquivamento. No entanto, a equipe responsável conseguiu cumprir
sua tarefa,
criando condições para promover a
conservação, guarda, preservação,
proteção e
acesso aos documentos, levando em conta as diferentes fases do ciclo de
vida e
sua importância, já que cada documento é
único e tem sua finalidade e valor próprio.
Preservá-lo, recuperá-lo e disseminá-lo é
de extrema importância para a
comunidade acadêmica.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A organização, preservação e manutenção
dos arquivos universitários são fundamentais para uma boa conservação do
arquivo, de forma a atender as demandas da própria universidade e também como
forma de contribuição para a comunidade em geral, pois este arquivo pode servir
como fonte de pesquisa.
A memória da instituição é muito
importante na conservação dos documentos do arquivo, por isso o empenho e
dedicação dos profissionais e da universidade são fundamentais para a vida do
arquivo universitário. A implantação e organização dos mesmos, no Brasil, ainda
estão em desenvolvimento, sendo que várias universidades ainda não possuem arquivos.
Apesar disso, reconhece-se a relevância do arquivo universitário para a
instituição.
Neste estudo, foi possível constatar a
importância de investimentos nessa área e que muito há para se fazer em termos
de melhoria e planejamento. Pode-se ver um amplo mercado de trabalho
descortinando-se no cenário arquivístico no Brasil.
Na questão da informatização de arquivos
universitários, a precariedade é um pouco maior, já que muitos não constam com
sistemas informatizados de preservação, documentação on-line ou
instrumentos de pesquisas digitalizados. Mas, por ser um campo que está em
crescimento, várias inovações serão feitas, tornando essa área particularmente
promissora.
Dessa maneira, percebe-se que a manutenção
do arquivo deve ser uma obrigação da universidade para com o passado, o
presente e o futuro da instituição e/ou universidade, pois o arquivo poderá
gerar estágios e treinamentos para os alunos da área.
O arquivo universitário é de grande
importância, pois se vive em uma sociedade globalizada onde o fluxo de
informação é abundante. Nesse contexto, o mesmo assume a função não apenas de
organizar a informação, mas também de disseminá-la para o público alvo.
REFERÊNCIAS
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arquivo: perfil, história e convergência. Transinformação.
v.1, n.3, set/dez 1989. p. 15-28.
______, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento
documental. 2. ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: FGV, 2004.
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FERREIRA, Lúcia de Fátima Guerra.
Organização dos arquivos universitários: um desafio. Boletim do Arquivo. São Paulo, v.4, n.2, jul/desz. 2002. p. 29-34.
GLEZER, Raquel. Arquivos universitários:
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set/dez 1989. p. 29-34.
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de 1991. Dispõem sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados
e dá outras providências. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm
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RONDINELLI,
Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos
eletrônicos: uma
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SCHELLENBERG, T.R. Arquivos Modernos: princípios e técnicos. 5 ed. Rio de Janeiro:
FGV, 2005.
SEFFRIN, Cássia; et.al. Gestão de documentos em arquivos
universitários: estudo de caso
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Brasília, nov. 2004. Anais... [CD-Rom]
SILVA, Armando Malheiro da; RAMOS, F,R.J;
REAL, M.L. Arquivística:
teoria e prática de uma ciência da informação. v.1, 2. ed. Porto Alegre: Edições Afrontamentos, 2002.
_____
THE IMPORTANCE OF THE UNIVERSITY ARCHIVES
Abstract: Brazilian university archives have
specific purposes which, most of the time, are unknown by their own
institutions. This paper analyzes the academic institution goals and also the
university archives functions. It give a short reports about Brazilian archives
history as well the significant role for the university archives. Describe the
Records Center from the “Centro de Ciências da Educação – CCE” (Education
Sciences Center) Universidade
do Estado de Santa Catarina (UDESC). Importances of investments are
evidenced and Brazilian university archives represent a wide opportunity can be
improvement and planning for archivists.
Keywords: Archivology;
University Archives; University.
______
Augisa Karla Boso
Acadêmica do curso de Biblioteconomia da
Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC - Florianópolis, Santa
Catarina.
E-mail: augiza@yahoo.com.br
Caroline
Amanda da Rosa de Souza
Acadêmica do curso de Biblioteconomia da
Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC -Florianópolis, Santa
Catarina.
E-mail: carolarsouza@yahoo.com.br
Caroline
dos Santos Cisne
Acadêmica do curso de Biblioteconomia da
Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC -Florianópolis, Santa
Catarina.
E-mail: karoline_cisne@yahoo.com.br
Joana
Paula Coradi
Acadêmica do curso de Biblioteconomia da
Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC -Florianópolis, Santa
Catarina.
E-mail: joanacoradi@yahoo.com.br
Artigo
recebido em: 29/08/2006
Aceito para publicação em: 15/12/2006