MAPEAMENTO ESPACIAL E PROPOSTA DE SINALIZAÇÃO NO SERVIÇO DE PERIÓDICOS DA BIBLIOTECA CENTRAL DA UFSC

Murilo Milton Machado

Resumo:

 Trata da elaboração e execução de um projeto de melhoria no sistema de
sinalização e mapeamento espacial dos periódicos do Serviço de Periódicos da
Biblioteca Central da Universidade Federal de Santa Catarina, realizado no período
de estágio obrigatório do curso de Biblioteconomia da UFSC, no ano de 2003.
Apresenta um sistema alternativo de organização espacial com o objetivo de
otimizar as atividades de organização da reposição e recuperação de periódicos nas
estantes para facilitar o trabalho dos funcionários. Propõe um sistema de
sinalização voltado a oferecer autonomia aos usuários na localização, no acesso e
uso da coleção de periódicos.

Palavras-chave:

Bibliotecas universitárias; Mapeamento espacial; Sistema de sinalização

1 INTRODUÇÃO

O intenso aumento da produção intelectual e o grande crescimento do
número de informações na sociedade despertou a necessidade da elaboração de
sistemas que fossem capazes de gerenciar grandes acúmulos de informação.
Sistemas que proporcionassem não só a organização, mas que também estivessem
preparados para armazenar e disseminar tudo que foi produzido e recebido pelas
unidades de informação. Pimenta (2002) relata que é preciso filtrar essa enorme
quantidade de informações de modo a minimizar ou eliminar o uso daquelas de
baixa precisão ou de duvidosa qualidade. A grande questão, neste aspecto, é saber
a dose exata de conhecimento que se pode e se deve absorver.

As novas tecnologias e a globalização provocaram uma grande explosão
informacional. Esta explosão atingiu toda a sociedade, abrangendo desde as classes
de pouca instrução escolar até as classes que dominam e produzem o conhecimento
científico. No momento, o acesso à informação utilizando as novas tecnologias se
torna uma atividade imprescindível para o desenvolvimento de inúmeras tarefas do
ser humano. Muitas vezes, para a realização de uma atividade qualquer – trabalho
de pesquisa, atualização na busca de informação ou mesmo de lazer – é necessário
ter acesso aos canais de informação, produtos e serviços oferecidos por uma
Biblioteca Universitária como a Biblioteca Universitária da Universidade Federal
de Santa Catarina (BU/UFSC) que tem como características ser uma biblioteca
comunitária.

Entre o usuário da informação e a informação propriamente dita, está o
bibliotecário, servindo de elo de ligação, de ponte entre e o usuário ao serviço ou
produto desejado. Para isso, o bibliotecário utiliza sua experiência profissional para
perceber a necessidade informacional do usuário e qual a informação pode ser
disponibilizada dentro dos limites do entendimento do usuário e dos limites
impostos pela unidade de informação.

O presente artigo demonstra a necessidade da busca de projetos para
melhoria nos serviços e produtos oferecidos pelas bibliotecas universitárias.
Ressalta a importância de se criar maneiras para otimizar os serviços realizados por
pessoas atuantes na biblioteca e apresenta um projeto elaborado no Serviço de
Periódicos da Biblioteca Central da UFSC voltado a oferecer possíveis soluções
para os problemas detectados.

A elaboração do projeto surgiu após o desenvolvimento de algumas
atividades práticas e a percepção da necessidade de melhorias no sistema de
sinalização do Serviço de Periódicos realizadas no período de estágio obrigatório
do curso de Biblioteconomia da UFSC, efetuado em 2003.

O projeto trata da criação de um sistema de sinalização e mapeamento
espacial dos periódicos, e teve o objetivo de otimizar as atividades de reposição e
recuperação dos periódicos nas estantes.

2 BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA

A biblioteca universitária é considerada o coração das instituições de ensino
superior, pois armazena de forma sistemática a seiva do conhecimento para o
ensino e a pesquisa. Um instrumento que, no lugar de sangue, jorra informação,
alimentando, nutrindo e oferecendo suporte para a produção técnica e científica.
Santos (2002) comenta que a Biblioteca é um recurso imprescindível, para o bom
andamento, de qualquer curso oferecido por uma instituição de Ensino Superior,
sendo esta o suporte para o ensino, pesquisa e extensão. Desta forma, a biblioteca
universitária elabora seus objetivos visando às necessidades informacionais de
cada curso, com o intuito de preparar seus recursos humanos, bens facilitadores e
suas instalações de apoio em função dos cursos oferecidos pela instituição. Almada
(2002) discorre que as bibliotecas universitárias brasileiras vêm se desenvolvendo
no sentido de oferecer melhores serviços e produtos para a comunidade acadêmica
adaptando-se, sobretudo, às mudanças sociais, econômicas, políticas e
tecnológicas.

O universo de usuários freqüentadores das bibliotecas universitárias é
composto pelos acadêmicos de graduação e pós-graduação, professores e
comunidade em geral. A diversidade de usuários obriga a biblioteca universitária
fazer estudos sobre seus produtos e serviços, tornando o usuário a pessoa mais
indicada para avaliar a qualidade de cada produto ou serviço oferecido. Gomes
Filho (2002) diz que desde o momento em que o usuário chega às instalações
físicas da biblioteca até o momento de sua saída, em vários pontos do percurso, ele
mantém contato com os funcionários atuantes na biblioteca, desde o porteiro até o
bibliotecário responsável pelo atendimento. Somente o usuário do serviço é quem
pode dizer se foi bem recebido ou não.

A biblioteca universitária é um espaço para o complemento das atividades
realizadas em sala de aula, seus produtos e serviços são utilizados por todos, é o
lugar mais freqüentado na universidade, pois recebe acadêmicos de todos os
cursos, independente da necessidade de informação. Batista (2002) relata que a
biblioteca é considerada uma extensão da sala de aula e no meio universitário a
busca pela informação vai além do conceito de aprendizagem, chega a ser critério
de avaliação e qualificação do futuro profissional.

Um dos papéis da biblioteca universitária visa suprir as necessidades de
informações técnicas científicas da instituição, organizando e disseminando a
informação conforme o perfil dos seus usuários. A forma de gerenciar a
informação produzida e recebida é um desafio para todos os envolvidos com a
administração sistemática ou seja, para bibliotecários da instituição.

Um bom sistema de sinalização é um fator importante na disponibilização
dos serviços e produtos oferecidos pela biblioteca, pois, uma sinalização deficiente
dificulta consideravelmente a busca, a recuperação e o uso da informação. Por
exemplo, existem pessoas privadas dos serviços ou produtos disponíveis em
bibliotecas, devido ao fato de não conhecê-los ou não encontrá-los. Essas pessoas
passaram inúmeras vezes pelos serviços ou produtos desejados, mas pela falta de
sinalização adequada não usufruíram dos mesmos. Portanto, com uma sinalização
bem feita, pode-se identificar e localizar o acervo da mesma biblioteca, orientar os
usuários para acesso e uso dos recursos humanos, melhorar a acessibilidade,
identificar recursos, áreas de serviços, acomodações, notificar mudanças ou
condições temporárias.

Em uma pesquisa executada para construção do sistema de sinalização do
Serviço de Periódicos da UFSC constatou-se que normas relacionadas com a
sinalização de bibliotecas, tratavam-se de normas para acessibilidade referentes a
usuários portadores de deficiência física, como a norma NBR 9050 -
Acessibilidade a edificações, mobiliário, espaços e equipamentos urbanos.

O gerenciamento das atividades realizadas pelas pessoas atuantes nas
bibliotecas universitárias é uma questão de grande relevância para o sucesso da
disseminação dos serviços e produtos oferecidos. A avaliação constante das
atividades é fundamental para o seu bom funcionamento, pois possibilita ao
supervisor detectar falhas no processo e elaborar possíveis melhorias.

3 ELABORAÇÃO DO PROJETO DE MELHORIA NO SISTEMA DE SINALIZAÇÃO E MAPEAMENTO ESPACIAL

Após a realização de atividades no Serviço de Periódicos notou-se que o
sistema de sinalização não oferecia autonomia suficiente para o usuário encontrar o
produto ou serviço desejado e a recuperação e reposição dos periódicos era de
difícil realização, pelo fato das obras não possuírem o número de classificação na
lombada devido sua fina espessura. Então, em reunião com o bibliotecário
responsável pelo setor foram apresentadas idéias referentes a possíveis soluções
para os problemas percebidos. No final da reunião o bibliotecário autorizou a
elaboração de um projeto a ser apresentado para diretoria da Biblioteca.

Este projeto foi composto pelas seguintes etapas: revisão de literatura,
análise do atual sistema, criação do lay-out, proposta do novo sistema de
sinalização e mapeamento espacial.

3.1 Revisão de Literatura

A revisão de literatura foi elaborada para dar fundamentação teórica ao
projeto e embasamento para as atividades que seriam realizadas na execução do
mesmo.

A pesquisa foi executada em várias fontes de informação de diferentes
canais. A princípio foram pesquisados informações na Internet, utilizando sites de
busca e outros sites relacionados com a área da Biblioteconomia; utilizou-se
também a Biblioteca Setorial do Centro de Ciências da Educação e sua base de
dados que está interligada com a Biblioteca Central.

3.2 Análise do atual sistema de sinalização

O bibliotecário responsável pelo setor apresentou alguns problemas que
deveriam ser avaliados e melhorados, também apresentou algumas informações
que deveriam constar nas placas de sinalização e as que deveriam ser retiradas.
Suas sugestões foram todas registradas e utilizadas no momento da elaboração da
proposta de sinalização.

3.3 Criação do lay-out

Pelo fato de a Biblioteca Central não ter o lay-out no Serviço de Periódicos,
fez-se necessário criar um lay-out que reproduzisse a estrutura organizacional do
setor, apresentando todos os produtos e os serviços oferecidos.

Para elaboração do lay-out foi consultado um arquiteto. Levou-se um esboço
deste espaço do Serviço de Periódicos, constando várias informações como a
quantidade de estantes, a localização dos serviços e produtos, a localização das
divisórias entre outras informações. No entanto, o esboço não foi suficiente para
criar o lay-out, já que era necessário obter medidas precisas do prédio. Então, o
arquiteto solicitou uma planta baixa da Biblioteca Central.

A planta baixa da Biblioteca fornecida pelo Escritório Técnico
Administrativo da UFSC - ETUSC, era datada de 1995 e não reproduzia as
modificações feitas até 2003, forçando a realização da medição de todos os móveis,
divisórias, portas, janelas e a inclusão de suas respectivas localizações.

Após serem tiradas todas as medidas necessárias, partiu-se para confecção
do desenho. O arquiteto confeccionou o desenho e contribuiu com o projeto
espontaneamente e sem ônus financeiro.

4 PROPOSTA DO NOVO SISTEMA DE SINALIZAÇÃO

A proposta do novo sistema de sinalização foi construída baseando-se no
percurso feito pelo usuário, desde o momento da sua entrada na Biblioteca até o
momento da obtenção do produto ou serviço desejado.

Para isso, percorreu-se o trajeto executado pelos usuários do Serviço de
Periódicos, registrando os locais estratégicos para colocação das placas de
sinalização. Elaborou-se as placas respeitando a informação que cada uma delas
deveria possuir e a indicação da localização do serviço ou produto informado.
Desta forma, criou-se uma proposta composta por um lay-out informativo
localizado ao lado da porta principal e sete placas de sinalização, sendo uma
principal e seis secundárias, com suas posições estrategicamente intercaladas e
fixadas no teto facilitando a visualização para o usuário. Utilizou-se o desenho do
lay-out da Biblioteca Central como base para efeito de demonstração.

5 MAPA ESPACIAL

O Mapa Espacial é um instrumento elaborado com o objetivo de otimizar as
atividades de recuperação e reposição dos periódicos nas estantes. Consiste em
apresentar as coordenadas que remetem à localização dos mesmos, utilizando para
isso um sistema de codificação alfa-numérico.

O Mapa é uma listagem composta por títulos de periódicos, tendo como
arranjo a ordem decimal determinada pela Classificação Decimal Universal – CDU
utilizada na Biblioteca, seguida das coordenadas do início de cada coleção.
Ex:
N° de Chamada Título Bloco Estante Bandeja
008 Revista de Antropologia A1 03 04

5.1 Sistema de codificação alfa-numérico

O sistema de codificação alfa-numérico foi elaborado para possibilitar a
criação das coordenadas do mapa espacial dos periódicos. Utiliza letras do alfabeto
e números em ordem crescente. Cumpre destacar que sempre é da esquerda para a
direita e de cima para baixo .

5.2 Construção do Mapa Espacial

Após ter apresentado o Projeto de Sinalização e Mapeamento Espacial do
Serviço de Periódicos em reunião para a diretoria da Biblioteca Central, ficou
decidido que apenas o Mapa Espacial seria inserido no Serviço de Periódicos, pois
segundo a diretoria a proposta do novo sistema de sinalização não poderia ser
executada pela falta de recursos financeiros.

Depois da autorização dos membros da diretoria da Biblioteca, passou-se a
construção do Mapa Espacial constituído pelas seguintes etapas: mapeamentos dos
periódicos nas estantes, criação e alimentação da planilha, codificação das estantes
e confecção do mapa.

5.3 Mapeamento dos periódicos

Para a execução do mapeamento espacial foi utilizado uma relação
composta pelos títulos de periódicos do acervo do respectivo setor. Esta listagem
tinha como arranjo a ordem decimal determinada pela Classificação Decimal
Universal - CDU seguida do número da estante que iniciava cada coleção. Cada
título de periódico localizado na estante recebeu coordenadas conforme o sistema
alfa-numérico.

Os periódicos constantes da listagem mas que não estavam na estante e os
ausentes da listagem mas presentes na estante receberam um termo técnico
chamado REVER com o objetivo de resolver a respectiva situação no final do
mapeamento. Este procedimento facilita a organização e a recuperação das
coleções a longo prazo.

O mapeamento foi executado em um universo de 21 blocos de estantes
divididos em 4 áreas, 201 estantes e 2010 bandejas, comportando um total de 3400
títulos de periódicos.

5.4 Criação e alimentação da planilha

Após ter concluído o mapeamento, criou-se uma planilha de dados no
programa EXCEL™, com o intuito de facilitar a migração dos dados coletados.
Configurou-se a planilha elaborando um cabeçalho constituído do número de
classificação, título do periódico e coordenadas (bloco, estante, bandeja). Depois
de configurada, foram inseridas na planilha informações referentes a localização
dos periódicos. Após esta operação, realizou-se a impressão de uma listagem para
conferir a palavra REVER em todos os títulos com problemas. Realizou-se uma
releitura das estantes para saber se os periódicos estavam nos lugares mapeados e
para também resolver a situação dos pendentes. Feito isso, alimentou-se a planilha
com as novas informações e adequando a atualização das páginas conforme a
quantidade de títulos e oferecer uma diagramação adequada.

5.5 Codificação das estantes

Na codificação das estantes utilizou-se um computador disponível no
serviço de atendimento. Para escolha dos caracteres e impressão, escolheu-se o
tamanho da fonte que proporcionasse melhor visualização, depois foram impressos
42 letras de A até U, 84 números 1 e 2 e 40 números de 1 até 10. Foram recortadas
todas as letras e os números, sendo fixadas nas estantes manualmente com papel
Contact™.

5.6 Confecção do mapa

Na confecção do Mapa Espacial, para normalização desde capa, folha de
rosto e o sumário foram utilizadas as normas de documentação da Associação
Brasileira de Normas Técnicas - ABNT. Quanto as informações sobre instruções
de uso e do glossário foram elaboradas considerando o perfil dos leitores
(principalmente bolsistas de outras áreas do conhecimento atuantes na biblioteca).

A escolha do tamanho da fonte foi uma preocupação para facilitar a visibilidade
para todos. Após a elaboração dos elementos organizacionais do Mapa Espacial ,
deu-se início a impressão (ao todo cinco mapas). Para a montagem do mapa,
utilizou-se uma mesa disponível no serviço de atendimento; as folhas foram todas
perfuradas e fixadas com grampos de metal removível.

6 RESULTADOS

O projeto trouxe como resultado a prova de que é possível construir
instrumentos e sistemas voltados à melhoria de atividades manuais e repetitivas
com o uso de idéias simples e de baixo custo.

O Mapa Espacial otimizou o processo de reposição e recuperação de
periódicos nas estantes, uma atividade que apresentava difícil realização para
novos funcionários que não conheciam a localização dos documentos, oferecendo,
desta forma, mais segurança e proporcionando uma nova dinâmica de trabalho.

A proposta de melhoria no sistema de sinalização possibilitou detectar
deficiências, principalmente na autonomia dos usuários em encontrar os serviços e
produtos oferecidos pelo setor.

Por fim, o projeto apresentou uma considerável aceitabilidade por parte dos
funcionários, demonstrando seu êxito no sentido de melhoria na execução das
atividades.

7 CONSIDERAÇÕES

A Biblioteca Universitária é o local mais adequado para a construção de
novas alternativas para melhoria da disseminação da informação. Constitui-se
laboratório perfeito para criação de projetos e a realização de estudos voltados à
otimização de atividades desenvolvidas na manutenção e crescimento das
bibliotecas, pois envolve a formação de diferentes profissionais.

A elaboração do projeto de melhoria do sistema de sinalização e
mapeamento espacial, mostrou a possibilidade de buscar meios para otimizar as
atividades desenvolvidas pelos funcionários e facilitar a busca da informação pelo
usuário.

A importância da elaboração do sistema de sinalização destacou-se pela
necessidade de oferecer ao usuário condições para usufruir dos benefícios
oferecidos pela biblioteca, possuindo orientação visual suficiente para obter acesso
aos serviços e produtos existentes.

A partir do mapeamento dos periódicos tornou-se possível a construção de
uma nova organização espacial. As coordenadas impostas pelo sistema alfanumérico
facilitaram a recuperação da informação determinando e apresentando o
local exato do documento. Enquanto o sistema anterior de organização obrigava o
funcionário dirigir-se fisicamente até a estante para saber o local em que se
encontrava o periódico, o mapeamento evitou desperdício de tempo.

A construção do Mapa Espacial viabilizou uma experiência enriquecedora
no relacionamento humano. Cada pessoa aceita ou rejeita mudanças. E esse contato
direto com pessoas da instituição, possibilitou observar as diferentes posturas
comportamentais de cada pessoa, desde as mais receptivas até a mais agressivas.
Isto faz parte do aprendizado humano e cada pessoa necessita respeitar as
diferenças. Portanto, ao propor a melhoria de um serviço ou produto cabe verificar
as condições adequadas na implantação e principalmente oferecer abertura para a
comunicação das pessoas.

REFERÊNCIAS

ALMADA, Magda. O papel dos postos de serviços de informação nos sistemas de
bibliotecas universitárias brasileiras: o exemplo da coleção do Lamce. In:
SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 12., 2002,
Pernambuco. Anais... Pernambuco: UFPE, 2002. 1 CD-ROM
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 9050:
acessibilidade de pessoas portadoras de deficiências a edificações, espaço
mobiliário e equipamentos urbanos. Rio de Janeiro: ABNT, 1994.
BATISTA, Adriana Patrícia Costa. Qualidade no atendimento do serviço de
referência. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS
UNIVERSITÁRIAS, 12., 2002, Pernambuco. Anais... Pernambuco: UFPE, 2002. 1
CD-ROM
GOMES FILHO, Antonio Costa. Qualidade: momentos da verdade no serviço de
atendimento aos usuários. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS
UNIVERSITÁRIAS, 12., 2002, Pernambuco. Anais... Pernambuco: UFPE, 2002. 1
CD-ROM
MICROSOFT Excel for Windows 2000. Version 7. [ s.l.]: Microsoft Corporation,
2000.
PIMENTA, Márcia Teresa da Rocha. O profissional da informação e as novas
mediações no atendimento ao cliente. In: Castro, C. A. Ciência da informação e
Biblioteconomia: múltiplos discursos. São Luis: FAMA, 2002. p. 121-142.
SANTOS, Ademir Henrique dos. A infra-estrutura da biblioteca central da
Universidade Estadual de Maringá em avaliação: uma contribuição necessária. In:
SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 12., 2002,
Pernambuco. Anais... Pernambuco: UFPE, 2002. 1 CD-ROM.
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SPACE MAPPING AND SINALIZATION SUGGEST AT THE SERIALS

AND JOURNALS COLLECTION FROM THE UFSC CENTRAL LIBRARY

Abstract : A project elaboration and performance to do a sinalization system
improvement also a space mapping for the serials and journals collection at the
Central Library of the Federal University of Santa Catarina (BC/UFSC), which was
done during the practical stage of the Library Science course at UFSC, in the year
2003. Present a alternative spacial organization system that purpose improvenment
to the organization order and retrieval information activities to help workers at the
job. Suggest a sinalization system to give empowerment to users find , retrieval
and use serials and journals.
Keywords: Academic Library; Space mapping; Sinalization system.

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Murilo Milton Machado

Bacharel em Biblioteconomia – Universidade Federal de Santa Catarina - UFSC
Mestrando do Curso de Ciência da Informação – Universidade Federal de Santa
Catarina – UFSC
E-mail: surfmu@bol.com.br


Rev. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v. 8,  p. 70-78, 2003.